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Habilidades que a secretária ou recepcionista precisa possuir para atender em sua clínica

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O primeiro contato com a sua clínica odontológica é bastante importante para o atendimento do paciente.

Nesse sentido, o papel das recepcionistas e secretárias é crucial para que a experiência do paciente seja a melhor possível, de ponta a ponta.

Portanto, é necessário que você saiba quais são as habilidades essenciais que essas profissionais precisam ter para contribuir com o atendimento do seu consultório odontológico.

Mas primeiro, vamos entender melhor a diferença entre recepcionista e secretária.

 

Diferenças entre secretária e recepcionista

 

Apesar de parecerem a mesma profissão, as atividades entre as secretárias e recepcionistas possuem algumas diferenças.

Dessa forma, é importante que você saiba qual o tipo de profissional é mais interessante para a sua clínica, podendo até decidir por contratar ambas.

Vamos observar com mais detalhes quais são as responsabilidades de cada uma dessas profissionais.

Recepcionista

A principal atividade da recepcionista é atender o paciente na recepção.

Nesse sentido, suas atividades se baseiam em:

  • Realizar o atendimento ao paciente em diversos meios como, telefone, WhatsApp ou presencialmente;
  • Consultar a agenda dos dentistas;
  • Tirar dúvidas dos pacientes;
  • Organizar a recepção;
  • Direcionar os pacientes para as salas de atendimento;
  • Proporcionar boas experiências de atendimento aos pacientes.

Podemos perceber que as atividades da recepcionista são voltadas ao atendimento do paciente e organização da recepção.

É claro que, caso necessário, a recepcionista pode efetuar atividades mais administrativas e burocráticas. Mas o foco dessa profissional não é esse.

 

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Secretária

Diferente das recepcionistas, as secretárias possuem atividades mais administrativas e estratégicas para que a clínica se mantenha funcionando plenamente.

Nesse sentido, as principais atividades de uma secretária são:

  • Organizar as agendas dos dentistas da clínica;
  • Entrar em contato e negociar com fornecedores;
  • Elaborar documentos, relatórios e análises do consultório;
  • Gerenciar o software odontológico da clínica;
  • Gerenciar o estoque;
  • Organizar e melhorar os processos internos do consultório.

Portanto, a secretária tem uma função bastante diferente da recepcionista.

Como dito, a contratação de uma profissional ou de outra vai depender dos seus objetivos e até mesmo do tamanho do seu consultório.

Dependendo dessas variáveis, é possível contratar apenas uma profissional que vai acabar fazendo o papel tanto de secretária quanto de recepcionista.

 

 

Quais as habilidades necessárias de uma secretária/ recepcionista?

Independente do tipo de profissional que você opte por contratar para sua clínica odontológica, existem algumas habilidades básicas que são comuns aos dois.

Portanto, é interessante que você tenha essas habilidades em mente no momento das entrevistas e contratação das suas secretárias ou recepcionistas.

 

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1) Empatia

A empatia é uma habilidade bastante importante.

Ter empatia significa se imaginar no lugar de outra pessoa, tentando compreender seus sentimentos, necessidades, ideias, etc.

Portanto, essa habilidade é importante para que as profissionais consigam lidar com todo o tipo de paciente que pode aparecer em sua clínica odontológica.

Às vezes o paciente chega com dor, precisando de atendimento urgente, e é importante ter a empatia para efetuar um bom atendimento nesses casos, por exemplo.

 

2) Equilíbrio emocional

Dependendo do caso, a clínica odontológica pode ser um lugar com muita demanda de trabalho, filas de pacientes e problemas para resolver.

Nesse sentido, é importante que tanto as secretárias quanto as recepcionistas tenham paciência e equilíbrio emocional para lidar com situações urgentes e de pressão.

 

3) Boa comunicação oral e escrita

Como na maioria dos casos as secretárias e recepcionistas são as primeiras pessoas a entrarem em contato com o paciente, é importante que elas tenham desenvoltura e boa comunicação, tanto oral quanto escrita.

Ainda nesse sentido, é importante que a comunicação seja feita de forma gentil e simpática.

Muitos pacientes podem acabar desistindo de uma consulta por conta de uma mensagem mal escrita ou um atendimento grosseiro.

 

4) Informática e tecnologia

É bastante importante que as profissionais tenham bons conhecimentos e familiaridade com algumas tecnologias básicas, como internet, pacote office e aplicativos para celular.

É importante também ter a dedicação para aprender sobre novas ferramentas, como um software odontológico, por exemplo.

Portanto, é importante avaliar se as profissionais se sentem seguras com tecnologia e se conseguem de forma rápida e assertiva, aprenderem a manusear ferramentas e programas.

 

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5) Organização

Esta habilidade é um pouco óbvia, mas é sempre importante ressaltar.

A profissional deve ter bastante organização no gerenciamento e execução das próprias atividades.

Como dito, é bastante comum que uma clínica tenha situações de maior estresse e com muitas atividades sendo demandadas.

Nesse sentido, é importante que as secretárias e recepcionistas consigam se organizar da melhor forma possível para não deixar nenhuma atividade esquecida ou pendente.

Ainda, é essencial o senso de urgência para conseguir priorizar os temas de maior importância e relevância para o momento.

 

6) Aprender sobre o negócio e sobre odontologia

As secretárias e recepcionistas devem tentar aprender o quanto puderem sobre o negócio da sua clínica e também sobre a profissão da odontologia.

A questão aqui é integrá-las nos processos para fazer com que elas tenham cada vez mais conhecimento sobre a sua clínica e profissão, para entender como é possível efetuar melhorias no atendimento e nos processos internos.

Além disso, entender sobre o mercado e sobre a profissão, faz com que as secretárias e recepcionistas criem mais empatia pelos pacientes, entendendo melhor quais são as suas necessidades e objetivos.

 

Como o Serodonto pode auxiliar as secretárias e recepcionistas?

O Serodonto é um software odontológico que possui diversas facilidades e ações que podem ajudar as secretárias e recepcionistas do seu consultório odontológico.

Em primeiro lugar, o Serodonto consegue automatizar o agendamento de consultas, por meio de integrações com seu site e redes sociais.

Além disso, o Serodoonto possui integração com o WhatsApp, facilitando a comunicação com o paciente, bem como proporcionando um meio de para efetuar campanhas de marketing direcionadas.

Por fim, o software Serodonto possui confirmação automática de consultas, diminuindo as faltas, aumentando o faturamento e reduzindo custos e tempo para as secretárias e recepcionistas.

Com esse artigo, esperamos que você entenda quais as habilidades essenciais que as suas secretárias e recepcionistas precisam ter para te auxiliar na administração e no atendimento da sua clínica odontológica.

 

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